Moni yritys miettii ennen ERP-projektin aloittamista ja sen aikana, miten toteuttaa integraatiot järkevästi ja kuka integraatiot toteuttaa. Yritysten kasvavat sovelluskartat ovat nykyään entistä suuremmassa roolissa ERP-projektien onnistumisessa. Toisinaan modernit ERP-järjestelmät korvaavat standardiratkaisuillaan olemassa olevia sovelluksia, toisinaan ei – eikä ole olemassa yhtä oikeaa vastausta siihen, kuinka monta sovellusta “saa” olla käytössä. Tärkeämpää on ymmärtää, milloin korvaaminen, integroiminen tai säilyttäminen on liiketoiminnallisesti järkevintä.
Korvaako ERP kaikki järjestelmät?
ERP voi parhaimmillaan yhdistää useita toimintoja saman katon alle, mutta sen ei tarvitse korvata kaikkia mahdollisia sovelluksia. Modernit ERP-järjestelmät, kuten IFS, tarjoavat kattavat standardiratkaisut ja laajat toiminnallisuudet, mutta ne eivät silti välttämättä kata kaikkia yrityksen erityistarpeita. Silloin syntyy kysymys: pitäisikö liiketoimintaprosessia muuttaa vastaamaan ERP:n logiikkaa vai räätälöidä ERP:tä vastaamaan nykyistä toimintamallia? Ratkaisun avain piilee liiketoiminnan erityislaatuisuudessa ja ERP-järjestelmän joustavuudessa. Jokainen räätälöinti tuo mukanaan ylläpito- ja päivityskustannuksia ja joskus ne ovat hyvin perusteltuja.
Harvalla organisaatiolla on varaa tai syytä mennä ääripäihin. Toimivin ratkaisu löytyy usein jostain siltä väliltä: ERP hoitaa standardina laajat ja kriittiset toiminnot, ja sen ympärille rakennetaan tarkkaan valikoitu sovelluskokonaisuus erityistarpeita varten.
Yksi vai sata sovellusta – vai jotain siltä väliltä?
Tähän vaikuttavat muun muassa:
- Toiminnan erityisvaatimukset: voiko prosessia muuttaa vai ei?
- ERP:n joustavuus ja laajennettavuus
- Integraatioiden tarve ja laatu: milloin oikeasti tarvitaan integraatioita?
- Henkilöstön osaaminen ja koulutusvalmiudet: korvataanko tuttu järjestelmä, jos joudutaan kouluttamaan kokonaan uudestaan?
- Lisensointikustannukset: yksinkertainen ei aina tarkoita halvempaa.
Integraatioiden rooli ja miksi kumppanin valinnalla on väliä
Kaikki sovellukset voidaan integroida, mutta se ei tarkoita, että kaikki kannattaisi integroida. Integraatio tuo mukanaan teknisiä ja hallinnollisia vaatimuksia, joten tarpeen arviointi on keskeistä.
Kun integraatioita tarvitaan, niiden onnistuminen nojaa vahvasti siihen, miten hyvin integraatiokumppani tuntee sekä valitun ERP:n että käytettävän integraatioalustan. Kokemus mahdollistaa fiksut ratkaisut ja välttää sudenkuopat, joita tulee vastaan monisovellusympäristössä.
Sovellusympäristön hallinta ja lisenssien viidakko
Monimutkainen sovellusympäristö vaatii hallintaa. Siksi keskitetty integraatioalusta voi tuoda merkittävää selkeyttä ja tehokkuutta. Myös lisenssien kokonaiskustannukset kannattaa huomioida varhaisessa vaiheessa – joskus on taloudellisesti perustellumpaa integroida kuin korvata, ja toisinaan juuri päinvastoin.
Yhteenveto: Fiksu kokonaisuus on enemmän kuin osiensa summa
Onnistunut integraatiokokonaisuus ERP-projektissa ei synny sattumalta. Se vaatii strategisia valintoja sovellusten, integraatioiden, henkilöstön osaamisen ja kustannusten välillä. Parhaimmillaan ratkaisu on juuri sopiva yhdistelmä ERP:n vahvuuksia ja räätälöityjä tukisovelluksia, joita yhdistää fiksusti suunniteltu ja hallittu integraatioarkkitehtuuri.
Jos haluat varmistaa, että ERP-projektisi ei kaadu monimutkaisiin integraatioihin tai epärealistisiin oletuksiin, aloita oikeilla kysymyksillä ja valitse kumppani, joka ymmärtää sekä liiketoimintasi että teknologian mahdollisuudet.