Luotettava ja ajantasainen data on modernin liiketoiminnan perusta. Digitalisaation myötä yrityksiin virtaa jatkuvasti dataa useista lähteistä, ja datan määrä kasvaa yritysten lähdejärjestelmissä vauhdilla. Yritykset keräävät dataa mm. myynnistä, hankinnasta, tuotannosta, asiakkuuksista, huollosta ja raportoinnista. Ilman selkeitä prosesseja, toimivia työkaluja ja osaamista tieto hajaantuu helposti eikä tue päätöksentekoa, prosesseja tai kasvua parhaalla mahdollisella tavalla. Siksi yritysten kannattaa panostaa tiedonhallinnan kehittämiseen, jonka keskiössä on master datan hallinta -työkalut.
Miksi master datan hallinta on tärkeää?
Monessa yrityksessä tieto elää useassa järjestelmässä samaan aikaan. Asiakastieto löytyy yhdestä paikasta, tuotetieto toisesta ja toimittajatieto kolmannesta. Näissä järjestelmissä useat käyttäjät päivittävät tietoja samaan aikaan, usein myös yli organisaatiorajojen. Seurauksena data tuplaantuu, vanhenee ja jää puutteelliseksi tai virheelliseksi. Kun yrityksen tiedonhallinta nojaa useaan versioon samasta tiedosta, analyysit ja raportit menettävät tarkkuutta ja aikaa kuluu selvittelyyn liiketoiminnan kehittämisen sijaan. Heikko datan laatu kasvattaa myös kustannuksia ja syö tuloja.
Master datan hallinta (MDM) yhdistää eri järjestelmiin hajautuneen tiedon yhdeksi hallituksi kokonaisuudeksi. Sen ytimessä on ajatus yhdestä luotettavasta tietolähteestä, johon liiketoiminta voi nojata: asiakas-, tuote- ja toimittajatiedot sekä muu liiketoiminnan ydintieto kootaan samaan malliin, jotta koko organisaatio käyttää samaa tietopohjaa. Samalla yritys luo tiedon ylläpitoon selkeät prosessit ja tarkoituksenmukaiset työkalut.
Millaisia master datan hallinta -työkaluja käytetään?
Master datan hallintaan löytyy markkinoilta paljon työkaluja, mutta monessa organisaatiossa kokonaisuus hajautuu erillisiin MDM-, data quality-, integraatio- ja governance-ratkaisuihin, mikä monimutkaistaa ylläpitoa. Master datan hallinnan keskiössä ovat MDM-ratkaisut, joita on tarjolla erilaisiin tarpeisiin. Gartner on esimerkiksi jaotellut MDM-ratkaisuja laajoihin sekä asiakas- ja tuotetietoihin painottuviin ratkaisuihin. Laaja MDM-ratkaisu kokoaa useita ydintiedon alueita yhteen, kun taas asiakas- tai tuotetietoon painottuva ratkaisu syventyy yhden data-alueen hallintaan. Pelkkä MDM-ratkaisu ei kuitenkaan ratkaise kaikkia ongelmia, sillä ilman tiedon laadunhallintaa ja toimivia integraatioita virheet ja puutteet jäävät helposti osaksi arkea.
Siksi master datan hallintaan käytetään usein tukevia työkaluja. Ne ratkaisevat tärkeitä osia kokonaisuudesta, mutta eivät yksin korvaa varsinaista master datan hallintaa. Data quality -työkalut tunnistavat virheitä, puutteita, ristiriitoja ja duplikaatteja, mutta eivät määritä tiedon virallista versiota. Integraatiotyökalut siirtävät tietoa järjestelmien välillä, mutta ilman yhteisiä sääntöjä myös virheet kulkevat mukana. Governance-ratkaisut puolestaan tuovat näkyvyyttä datan omistajuuksiin, sääntöihin ja jäljitettävyyteen, mutta eivät yleensä hoida operatiivista tiedon ylläpitoa.
Aveson master datan hallinta -työkalu
Aveson oma pilvipohjainen ohjelmistoratkaisu Aveso Data Studio yhdistää samaan järjestelmään ne tehtävät, jotka monessa organisaatiossa jakautuvat erillisiin ratkaisuihin. Aveso Data Sudio tuo master datan ja tiedon laadunhallinnan yhteen keskitettyyn järjestelmään. Sen avulla yritys voi määritellä sääntöjä, tietomalleja ja -ryhmiä, joiden avulla master dataa kerätään, rikastetaan, validoidaan ja jaetaan hallitusti. Näin tiedonkäsittely etenee johdonmukaisesti ja tiedonkeruuprosessit tehostuvat.
Aveso Data Studion avulla yritys hallitsee keskitetysti esimerkiksi nimike-, laite-, asiakas-, tuote- ja toimittajatietoja. Asiakastietojen virheet voidaan havaita ajoissa, mikä tukee GDPR:n noudattamista ja sujuvaa laskutusta. Nimikedatassa virheelliset tuotekoodit ja duplikaatit voivat heijastua suoraan logistiikkaan, varastosaldoihin ja toimituksiin. Kun nimiketieto pysyy kunnossa, arjen prosessit rullaavat varmemmin. Laitetietojen hallinta puolestaan pitää kunnossapidon tiedot ajan tasalla, jolloin huollot, varaosat ja laitteiden seuranta nojaavat oikeaan tietoon. Näin Aveso Data Studio auttaa yrityksiä hallitsemaan master dataa keskitetysti, parantamaan tiedon laatua ja rakentamaan tiedonhallinnasta läpinäkyvän, ohjattavan prosessin.
